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黃致遠國文教學網站 - 應用文 - 公文簽、函寫作 |
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公文簽、函寫作歡迎使壹、簽的撰擬
一、意義 「簽」是幕僚承辦人員處理公務時，在查明有關事項的案情後，依據法令規定簽註意見、或報告案情、或研擬處理方案，對於案情涉及其他機關或其他單位者，並應事先協調或會簽，以提供上級瞭解案情後，作為抉擇依據之文書。 「稿」是擬發公文的草本，撰擬後應依各機關規定程序，送陳核閱、批改、 判行，然後照稿繕發為正式公文。
「簽」、「稿」擬辦方式原則如下： （一）先簽後稿 A.制定、訂定、修正，廢止法令案件。 B.有關政策性或重大興革案件。 C.牽扯較廣，會商未獲結論案件。 D.擬提決策會議討論案件。 E.重要人事案件。 F.其他性質重要必須先行簽請核定案件。 （二）簽稿併陳 A.文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 B.依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 C.須限時辦發不及先行請示之案件。 （三）以稿代簽 為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 「以稿代簽」及不必上簽，直接辦稿陳請核判後繕發，本來應在稿面右欄外適當位置註明「以稿代簽」字樣，使核稿及判行之上級人員一目了然，現在大都未加註明。
二、種類（依其作用分為兩類） （一）機關內部簽辦案件之簽 即簽給本機關內部單位主管及首長裁示之簽，依各機關分層負責授權之規定核判，簽末不必敘明右陳〈敬陳〉○○長官之字樣。 （二）具有幕僚性質之機關首長對直屬上級機關首長之簽 屬於對外發出之上行文，文末可用「右陳〈敬陳〉○○長」字樣。此種簽宜比照一般文稿處理，即簽經首長裁定後可另行繕發，並編列發文字號，原簽之稿則予存檔備查。
三、款式 （一）先簽後稿 使用「簽」之制式用紙，按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段活用式簽擬，一般稱為「大簽」。 簽經長官裁示後，再依裁定情形撰擬發文之公文稿，或據以辦理實際作為。 （二）簽稿併陳 視情形而決定是否使用「簽」之制式用紙，如案情簡單，可使用便條〈簽條〉紙，不分段，以條列式簽擬。 簽稿併陳係於上簽時敘稿併陳，或予辦公文稿時附加簡簽併陳核判，使核判之上級人員瞭解案情後據以判發，並加速公文處理。 使用便條之簽條，應附貼於公文文稿或來文原件之右上方，一般稱為「角簽」。使用角簽最好以一張便條撰述，至多不宜超過三張紙，簽末應留空白處作為上級批示位置。
※一般對於來文擬予「存查參考」或案情很簡單者，得於來文原件「擬辦欄」或原文件空白處簽擬處理意見。
四、格式 使用「簽」之制式用紙時,應於「簽」字之下先填簽辦單位,「於○○」。格式可區分為： （一）一段式：採「主旨」一段。案情簡單者適用之。 （二）二段式：採「主旨」及「說明」二段。 「主旨」扼要說明目的與期望或擬辦意見。其他需要讓長官瞭解的案情、理由及相關事項，於說明段敘述；案情較複雜者，分一、二、三……項敘述。長官對案情已瞭解，重點在提出擬辦意見者，可採「主旨」、「擬辦」二段。 （三）三段式：採「主旨」、「說明」、「擬辦」三段。對於案情較複雜，且擬辦意見，無法於主旨段容納者用之。
※「簽」之各段應截然劃分 1.「主旨」段用字不宜過長，一段不超過四、五十字為原則。 2.「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。 3.「說明」段對於不同意見應加以整理並作結論，文字力求精簡，如內容複雜，可儘量使用「附件」方法處理，以免過於冗雜。 4.「擬辦」段可就案情提出一個或一個以上之方案，陳供上級長官裁示。
五、用語 （一）稱謂語：鈞長（稱陳核長官）、職（自稱）。 （二）期望語：請核示（提出擬辦意見簽核時）、請鈞閱（檢陳有關資料請長官過目時）、請核閱（同上）、請鑒察（將辦理情形簽報長官瞭解）、請鑒核（除簽報長官瞭解外，並含有請示之意）、請鈞參（提供長官參考）。 （三）結束語：「右陳」或「敬陳」（一般用）、右上（簽報非直屬長官用）。次行抬頭書寫核判長官職銜。（簡單之便箋，此部分可免除。） （四）簽署：一般性之簽，於簽末左下署簽報者姓名，押上日期時間即可。
六、撰寫要領 （一）力求簡明扼要。需要長官瞭解者應簽明，無關緊要者免提。切忌該講的不講，不該講的扯了一大堆。具體言之： 1.必須使長官瞭解事項：緣起背景、問題關鍵、法令依據、主要理由、產生作用等。 2.無須簽出事項：來文日期、文號、開會處所、處理經過細節等。 3.以附件附陳有關資料。用以減少簽之篇幅。 （二）要有組織、有條理、有連貫。使核閱者很容易瞭解、看懂。 （三）正確、巧妙使用按語、轉接詞。按語，用在一段之起頭，點出該段要表達的意旨；轉接詞，用在文章中間，用以承上.下，使語意通暢。 常見之按語、轉接詞及其用法如下： 查── 於第二段之後，要敘明事實、引述規定或依據時用。 經查— 於敘述背景或指示後，接續要敘述查明之事實或有關規定時用。 復查、再查—繼續要敘述其他有關之事實、狀況或規定時用。 另查— 要敘述不同面向之事實、狀況或有關規定時用。 案查— 要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料，或曾作之有關處理情形時用。 第查— 要探究敘明有關事實或規定時用。 惟查— 要敘述查明所得之不同事實或反面有關規定時用。 惟── 要敘述反面之因素，如不合之規定、困難之情形或有所顧慮之處時用。 茲── 起敘語，或行文中要開始導入正題時用。另作「現在」、「此處」用。 以── 要敘述理由時用。 乃── 因應上述因素，接著要敘述採行之作法時用。 茲以— 要轉向敘述緣由時用。 經── 要敘述已作如何處理時用。 茲經— 於事故發展過程中，要敘述已作如何處理時用。 茲據— 於緣由說明後，要提出建議意見或實施辦法前，先引敘有關依據時用。 頃經— 要敘述剛剛所作的處理情形時用。 甫經— 要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用。 案經— 要敘述有案可查之處理經過時用。 復經— 要繼續敘述已作如何處理時用。 嗣經— 要接續敘述時間在後而具有銜接性、階段性、或步驟性之處理情形時用。 按── 要分析道理時用。 爰── 承接上述事實或理由，要提出因應作法時用。 審── 接著要敘述須考量之因素時用。 至於— 要轉向敘述另一個部分時用。 復以— 要敘述另一個併列之因素時用。 （四）引述有關機關意見或有關規定，僅將其重點節錄或敘明即可，避免全文或全段照錄。引述方式，有下列二種： 1.引述其文意或語意。如行政院○○○日期文號來函略以：（以下把其來文之意思重點寫出。） 2.引述原文或原語。如依內政部○○○日期文號函規定：「…○○○…○○○○○○…○○○…○○○○○○……」原文不能改，必須用「」引出，不必要者，用刪節號略去。 （五）複雜的內容，儘量採用表格敘述、比較，或作成附件附陳。擔任行政人員，必須要有設計表格的能力。 （六）對例外情形或特殊狀況，可於適當文句間用（）加註，以求交代清楚，並節省篇幅。 （七）重要案件應先向主管請示處理原則後再行簽辦。 （八）簽辦案件應以法令、規章或成例為依據。無依據可循時，應衡情度理或會商協調有關單位擬議。 （九）「擬辦」須研擬具體可行之意見或解決之辦法。 （十）如果所提意見或辦法未獲主管同意，或另有指示時，應照指示辦理。但如果與法規政策有牴觸時，應向主管申述，提請主管裁示。 （十一）應預估行文時效，使能在預定時間內完成。 （十二）不宜多處塗改；若有塗改處，須加蓋職章。
貳、公文稿的撰擬
一、意義 「稿」應依經決定之辦法撰擬，除表格化公文外，一律使用制式公文稿紙，按各種文別之結構草擬，並將原「簽」或長官指示之條諭、或來文（含附件）附於稿後，循行政系統陳核，並依該機關分層負責授權規定判行後始可繕發。
二、種類與格式 （一）令 1.發布行政規章─可不分段；動詞在前。如： （1）訂定「○○○施行細則」。 （2）修正「○○○辦法」第○條條文。 （3）廢止「○○○辦法」。 2.人事命令─依人事單位訂定之格式擬辦。 （二）函 1.一段式：採「主旨」一段，內容簡單者適用之。 2.二段式：採「主旨」及「說明」；或「主旨」及「辦法」二段。 3.三段式：採「主旨」、「說明」、「辦法」三段。 「辦法」可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。 （三）書函 於機關間相互磋商、陳述及徵詢意見、提供資料或通報時使用；答復個人詢問或請求時亦可用之。其格式比照函之寫法。 （四）呈 對總統有所呈請或報告時使用。其格式除應署發文機關首長全銜外，與函大致同。 （五）公告 各機關就主管業務，向公眾或特定對象宣布週知時使用。其格式分為「主旨」、「依據」、「公告事項」三段。可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成二段、三段；如可用表格處理者，儘量利用表格。 （六）另有開會通知、公務電話紀錄及移文單等，依定式擬辦。
三、用語 （一）期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。 （二）准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語，必須明確肯定。 （三）直接稱謂用語： 1.有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。 2.對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。 3.對機關首長間：上級對下級稱「貴」；自稱「本」；下級對上級稱「鈞長」；自稱「本」。 4.機關（或首長）對屬員稱「台端」。 5.機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。 （四）間接稱謂用語： 1.對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」；對職員稱「職稱」。 2.對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。 （五）附送語：檢陳（對上級機關）、檢送（對平行或下級機關）。
四、撰寫要領 （一）「主旨」為全文精要，應力求簡明，並具體提出行文目的與期望，或核復意旨。非不得已，不用「復如說明」等模式。 （二）函復之公文，應引敘或說明來文日期、文號，俾便受文機關調案處理。引敘來文日期、文號，通常寫在說明一。 方式有二種，一種是答復對方的公文，格式如下： 「復○○年○○月○○日○○○號函。」 常見寫成「復 貴部○○年……號函」之「貴○」是贅字，可以省去，因為受文者如為經濟部，自然是「復貴部」，如為行政院人事行政局，自然是「復貴局」。 另一種是依據某機關的公文辦理，或是依據對方較早的來文辦理，而該來文前已答復過，此時就寫成： 「依據 ○○機關○○年○○月○○日○○○號函辦理。」或 「依據 鈞院（或貴部等）……辦理」。 （三）使用較簡潔之半文言語體，不適合用過於口語化之表達方式。 例如：「請惠予查明見復」，此為常見公文用語。 （四）應採用語氣肯定、用語堅定、互相尊重之語詞。避免使用艱深費解、威嚇性、情緒性、感情性、無意義或模棱兩可之詞句。 例如：「爾後再有類似情形發生，將嚴懲不貸」，這是威嚇性用語；「貴處作法令人匪夷所思」，這是批評性挖苦性用語；「本部深感遺憾、悲痛」這是情緒性、感情性用語，均非所宜。 （五）書函之格式原則與函相同。 （六）不卑不亢，要注意維持機關的尊嚴與體制。不必要的敬語（如以書函答復個人來函，常發現用「敬悉」二字），宜避免。直接稱謂使用「鈞」、「大」、「鈞長」等用語時，應空一格示敬；使用「貴」、「台端」時不空格；間接稱謂機關全銜或簡銜及間接稱謂長官職稱時，除對「總統」空一格示敬外，餘均不空格。 （七）以「」（引號）引敘法令規定，或有關機關函釋內容時，應照錄原文，不必引用之文字，可以… …（刪節號）略過，勿自行予以組合。如僅引敘其意，則用略以… …。不加引號。 （八）函轉有關機關之規定時，如來函字數不多時，則將其內容於函稿引述清楚即可，不必檢附來文影本。如來函內容較多，則於函稿引述其主要內容重點，並檢附來函影本，俾便受文機關詳細查閱。切勿函稿照抄來文，又檢附來文影本，形成重複浪費。 （九）副本不要隨便抄送上級長官或上級機關（除非上級要求副知），以免造成冒失。 （十）副本不可為空白，宜列承辦單位，以利查考或核對。 （十一）如需附件送副本收受機關或單位，應在「副本」項內之機關或單位名稱右側註明「含附件」或「含○○附件」。 （十二）經協調、會簽案件，應以「副本」抄送參與單位，以資分別存檔備案。 （十三）稿面承辦人員及各級核稿人員均應分別簽名蓋章，並註明日期時間，以明責任。
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